İdare, ihalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenler. Dosyada; ihale onay belgesi, yaklaşık maliyet hesap cetveli, ihale dokümanı, ilan metinleri, sunulan teklifler, komisyon tutanak ve kararları ile sürece ilişkin diğer belgeler bulunur. Dosya, ihalenin mevzuata uygun yürütüldüğünün ispatı ve denetim bakımından belirleyicidir; şikâyet ve itirazen şikâyet incelemelerinde de bu dosya esas alınır. Belgelerin tarih sırasıyla ve eksiksiz tutulması, sonradan yapılan incelemelerde idarenin en güçlü dayanağıdır.
Mevzuat dayanağı: 4734 sayılı Kanun m. 7